Procesul de digitalizare explicat
O prezentare detaliată a fiecărei etape, cu explicații tehnice clare și exemple practice din activitatea curentă.
Ce se întâmplă cu documentele dumneavoastră?
Această pagină descrie procesul complet de digitalizare, de la momentul în care preluăm documentele fizice până când livrăm arhiva digitală funcțională. Fiecare etapă are proceduri clare, verificări și documentație asociată.
Preluarea și înregistrarea inițială
Documentele sunt preluate fizic de la sediul clientului sau aduse de client la sediul nostru de procesare. La preluare, se semnează un proces verbal de predare-primire care listează toate materialele transferate.
Fiecare cutie sau lot primește un număr de lot unic. Conținutul este verificat față de lista de predare. Orice discrepanță este semnalată imediat.
Inventarierea și etichetarea
Fiecare dosar și document este deschis, verificat și înregistrat în baza de date. Se completează câmpurile de metadate agreate cu clientul: tip document, perioadă, număr de referință intern, categorie.
Etichetele cu cod de bare sunt tipărite și aplicate pe fiecare dosar. Codul de bare leagă dosarul fizic de înregistrarea digitală corespunzătoare. Scanarea codului de bare în orice moment oferă acces instant la toate informațiile despre acel dosar.
Scanarea la rezoluție înaltă
Documentele sunt scanate cu echipamente profesionale de scanare de birou și scanere de volum mare, în funcție de tipul documentului. Rezoluția standard este de 300 DPI pentru documente text și 600 DPI pentru documente cu elemente grafice fine sau ștampile.
Fiecare pagină scanată este verificată automat pentru claritate, aliniere și completitudine. Paginile care nu trec verificarea automată sunt rescaneate manual. Fișierele rezultate sunt în format PDF/A, optimizat pentru arhivare pe termen lung.
Procesarea OCR și crearea indexului
Fișierele PDF scanate sunt procesate prin software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Textul din fiecare pagină este extras și indexat, transformând documentele statice în fișiere cu text căutabil.
Indexul căutabil permite regăsirea oricărui document prin introducerea unui termen de căutare: un nume, un număr de contract, o dată sau orice altă informație din text. Căutarea funcționează în toată arhiva simultan.
Livrarea și configurarea stocării
Arhiva digitală completă este transferată în infrastructura aleasă de client: cloud sau server local. Structura de foldere, permisiunile de acces și configurarea sistemului de căutare sunt realizate conform specificațiilor clientului.
La finalizare, livrăm un raport complet al proiectului: lista tuturor documentelor procesate, statistici de calitate a scanării, observații despre documente deteriorate și instrucțiuni de utilizare a sistemului.
Clarificări tehnice
Cât timp durează procesul?
Durata depinde de volumul arhivei și de nivelul de pregătire ales. O arhivă de dimensiuni medii poate fi procesată în câteva săptămâni. Estimarea precisă se face după evaluarea inițială.
Documentele originale sunt returnate?
Da. Documentele fizice originale sunt returnate clientului după finalizarea digitalizării, dacă nu s-a solicitat explicit serviciul de distrugere certificată pentru documentele expirate.
Ce se întâmplă cu documentele în tranzit?
Transportul se face cu vehicule dedicate, cu lanț de custodie documentat. Documentele nu sunt lăsate nesupravegheate în niciun moment al procesului.
Putem procesa la sediul clientului?
Da. Pentru arhive foarte mari sau pentru documente care nu pot fi transportate, putem desfășura procesul de scanare direct la sediul clientului cu echipament portabil.
Ce formate de fișiere sunt disponibile?
Formatul standard este PDF/A pentru arhivare. La cerere, putem livra și în format TIFF sau PDF standard. Formatul este stabilit înainte de începerea lucrului.
Cum funcționează indexul de căutare?
Indexul poate fi accesat printr-o interfață web sau printr-un software de gestionare documente. Căutarea full-text funcționează în toate documentele simultan, cu filtrare după metadate.
Aveți întrebări suplimentare?
Contactați-ne direct. Răspundem la orice întrebare tehnică despre procesul de digitalizare și vă ajutăm să înțelegeți ce implică un proiect de arhivare.