Valorile care ne ghidează
Fiecare proiect de arhivare implică documente cu valoare juridică sau financiară. Responsabilitatea față de aceste informații este fundamentul activității noastre.
Ce înseamnă să lucrezi cu documente sensibile?
Arhivele unui cabinet de avocatură sau ale unui birou notarial conțin informații despre persoane, tranzacții și proceduri cu implicații directe asupra vieților oamenilor. Gestionarea lor incorectă nu este doar o problemă organizatorică. Este o problemă de încredere.
Abordăm fiecare angajament cu conștiința că lucrăm cu materiale care contează cu adevărat.
Confidențialitate
Toți membrii echipei semnează acorduri de confidențialitate înainte de a lucra cu documentele clientului. Accesul la materiale este limitat strict la personalul implicat în proiect.
Nu stocăm copii ale documentelor după finalizarea livrării. Datele clientului rămân exclusiv în infrastructura sa.
Precizie tehnică
Inventarierea și etichetarea se fac după protocoale verificate. Fiecare document are o singură înregistrare în baza de date, fără duplicate sau omisiuni.
Calitatea scanării este verificată automat și manual. Fișierele care nu îndeplinesc standardele sunt rescaneate înainte de livrare.
Transparență
Clientul primește rapoarte de progres pe parcursul proiectului. La finalizare, livrăm un raport complet cu toate documentele procesate, etichetele atribuite și eventualele observații.
Nu există costuri ascunse. Propunerea tehnică include toate componentele de preț.
Adaptabilitate
Fiecare organizație are structuri diferite de arhivare, cerințe diferite de acces și preferințe diferite privind infrastructura. Nu aplicăm soluții standard.
Procesul este configurat după nevoile reale ale clientului, nu după un șablon prestabilit.
Claritate în comunicare
Știm că arhivarea nu este domeniul principal al clientului. Explicăm fiecare etapă în termeni clari, fără jargon tehnic inutil. Întrebările sunt binevenite în orice moment.
Responsabilitate
Asumăm răspunderea pentru fiecare document preluat. Lanțul de custodie este documentat de la preluare până la livrare sau distrugere certificată.
Oameni specializați în arhivare
Echipa MayGarden este formată din specialiști în managementul documentelor, tehnicieni de scanare și experți în organizarea informației. Nu suntem o agenție generalistă care face și altceva.
Activitatea noastră exclusivă este arhivarea și digitalizarea documentelor pentru profesii care lucrează cu informații sensibile. Această focalizare ne permite să dezvoltăm proceduri adaptate specificului juridic și financiar.
Serviciu strict tehnic
MayGarden nu oferă consultanță juridică, notarială sau fiscală. Activitatea noastră se limitează la organizarea fizică și digitalizarea documentelor. Orice decizie privind valoarea juridică sau termenele de păstrare a documentelor este responsabilitatea exclusivă a clientului și a consilierilor săi autorizați.