Niveluri de pregătire a arhivei
Fiecare organizație are un nivel diferit de ordine în arhivă și nevoi diferite de digitalizare. Configurăm serviciul în funcție de situația reală.
Ce nivel de pregătire are arhiva dumneavoastră?
Unele organizații au arhive deja parțial ordonate, cu dosare etichetate și o evidență aproximativă. Altele au acumulat documente fără nicio structură, în cutii sau rafturi fără logică. Ambele situații pot fi rezolvate. Procesul diferă.
Descriem mai jos patru niveluri de intervenție, de la cel mai simplu la cel mai complex. Evaluarea inițială stabilește de care nivel aveți nevoie.
Inventariere și etichetare
Potrivit pentru arhive cu o structură de bază existentă. Creăm o bază de date completă a documentelor fizice și aplicăm etichete cu cod de bare pe fiecare dosar.
- Înregistrare în baza de date
- Etichetare cod de bare
- Raport de inventar complet
- Organizare fizică pe categorii
Digitalizare completă
Include toate componentele Nivelului 1 plus scanarea la rezoluție înaltă a tuturor documentelor. Fișierele digitale sunt organizate în structura de foldere agreată cu clientul.
- Tot ce include Nivelul 1
- Scanare înaltă rezoluție
- Organizare fișiere digitale
- Verificare calitate scanare
Index căutabil și OCR
Nivelul complet de digitalizare. Pe lângă scanare, documentele sunt procesate prin recunoaștere optică a caracterelor, generând un index prin care orice text poate fi căutat.
- Tot ce include Nivelul 2
- Procesare OCR completă
- Index de căutare full-text
- Livrare în infrastructura clientului
- Instruire utilizare sistem
Ciclu complet cu distrugere
Include toate etapele anterioare plus identificarea documentelor cu termen expirat și distrugerea lor certificată. Arhiva fizică rămâne curată, cu doar documentele active.
- Tot ce include Nivelul 3
- Identificare documente expirate
- Distrugere certificată
- Certificat de distrugere
Ce include fiecare nivel
| Componentă | Nivel 1 | Nivel 2 | Nivel 3 | Nivel 4 |
|---|---|---|---|---|
| Inventariere | ||||
| Etichetare cod de bare | ||||
| Scanare înaltă rezoluție | ||||
| Procesare OCR | ||||
| Index căutabil full-text | ||||
| Distrugere certificată |
Componente disponibile separat
Unele servicii pot fi contractate independent, fără a face parte dintr-un pachet complet.
Configurare stocare cloud
Asistăm clientul în configurarea unui spațiu de stocare cloud securizat pentru arhiva digitală existentă sau nou creată.
Transfer pe server local
Transferăm arhiva digitală pe serverul local al clientului și configurăm structura de foldere și permisiunile de acces.
Actualizare periodică
Serviciu de actualizare regulată a arhivei cu documentele noi acumulate, menținând indexul la zi.
Instruire personal
Sesiuni de instruire pentru personalul clientului privind utilizarea sistemului de căutare și gestionarea arhivei digitale.
Nu știți ce nivel vi se potrivește?
Evaluarea inițială este gratuită și fără obligații. Vizităm sediul, analizăm arhiva și vă prezentăm o recomandare clară.